زندگی آنلاین؛ مجله اینترنتی سبک زندگی

نسیم شهسوار

نود به‌علاوه یک!

همین‌الان که نوشتن این گزارش را شروع کرده‌ام، روز آخری است که مهلت‌دارم مطلب را به تحریریه مجله ارسال کنم!

این مسئله بارها و بارها اتفاق افتاده است و حتماً برای شما، خواننده عزیز نیز رخ‌داده که کار خاصی را به‌روز و دقیقه آخر وانهید.

گاهی اتفاق می‌افتد بااینکه ما وقت بسیار زیادی برای انجام دادن کارهای خودمان داریم، اما آن را به‌روزها و دقایق پایانی موکول می‌کنیم و در روز آخر با ترس و اضطراب توأم باعجله، کاری را انجام می‌دهیم که از کیفیت کار می‌کاهد و باعث از دست رفتن انرژی زیادی نیز می‌شود.

از سوی دیگر گاهی همین تعلل‌ها باعث می‌شود که موقعیت‌های خاصی را در زندگی از دست بدهیم.

بسیار شنیده‌ام که فردی به خاطر تعلل در امور، موقعیت شغلی بسیار خوبی را ازدست‌داده باشد؛ یا کسی را می‌شناسم که به خاطر سپردن کار به‌روز آخر، بورسیه تحصیلی خود را دریکی از دانشگاه‌های معتبر دنیا بر باد داد.

به‌هرحال این وقایع در زندگی روزمره ما رخ می‌دهد و باعث ایجاد تنش‌های روانی زیادی می‌شود. همواره در طول تحصیل دیده‌ایم که شب امتحان، تنها زمانی است که برخی برای آزمون صرف می‌کنند درحالی‌که یک‌ترم وقت داشتند.

تنبل‌ها پرمشغله‌ترند!

دلایل عمده‌ای می‌توان برای واگذاشتن کارها به دقایق آخر برشمرد.

سستی و تنبلی یکی از این دلایل است که عموماً در بخشی از افراد به شکل افراطی دیده می‌شود اما برخی هم هستند که با جدیت به کارهای خود رسیدگی می‌کنند و سعی می‌کنند کارهای خود را در زمان مناسب انجام دهند.

اما وجود درگیری‌های روزمره نیز از دیگر دلایلی است که باعث می‌شود ما کارهای خودمان را به‌روزهای آخر موکول کنیم.

گاهی مشغله چنان زیاد می‌شود که نمی‌توانیم سروقت مناسب به امورات خود رسیدگی کنیم.

در محیط خانه یا محیط کارگاهی باکارهای تلنبارشده زیادی مواجه می‌شویم که نمی‌دانیم باید از کدام‌یکی شروع کنیم و این مسئله‌ را بغرنج‌تر می‌کند.

یکی از اتفاقاتی که هرساله در پایان سال و ایام نزدیک به نوروز در ایران رخ می‌دهد، انجام کارها باعجله برای رسیدن به سال جدید است.

مثلاً گاهی رخ می‌دهد که عموماً خریدهای خود را در ایام پایانی سال انجام بدهیم و این امر باعث ایجاد ترافیک سنگین در سطح شهر می‌شود.

اما اغلب ایرانیان به چند دلیل امور مربوط به نوروز را در پایان سال انجام می‌دهند. مثلاً واریز عیدی حقوق‌بگیران در روزهای پایانی یا ورود اجناس جدید به بازار از این دلایل هستند.

لیستی از امور مهم

بارها و بارها این را شنیده‌ایم که «زمان طلا است»! اما شاید دقت کمتری روی این گزاره داشته‌ایم. اما اگر دقت کنیم می‌بینیم که هوشیاری انسان باعث می‌شود که از زمان بهره مطلوبی ببرد.

ما هیچ‌گاه نمی‌توانیم زندگی خود را به یک‌لحظه عقب‌تر بکشیم. برای همین باید در همه لحظات زمان خود را مدیریت کنیم.

یکی از روش‌هایی که به ما در زمینه مدیریت زمان کمک می‌کند این است که همواره لیستی از «مهم‌ترین کارهای جاری» خود تهیه کنیم و همواره سعی کنیم طبق اولویتی که به امور بسیار مهم خود می‌دهیم، کارهای خود را گام‌به‌گام پیش ببریم.

البته لازم نیست این لیست دقیقاً مکتوب شده باشد؛ همین‌که این امور را در ذهن خود دسته‌بندی و لیست کنیم کافی است اما گاهی برای افراد پرمشغله ضروری است که همه امور خود را مکتوب کنند تا از زمان بهره کافی را ببرند.

برای این افراد توصیه می‌شود که زمانی را برای امور پیش‌بینی‌نشده نیز اختصاص بدهند. چون افراد پرمشغله گاهی با بحران‌های خاصی مواجه می‌شوند که برای رفع آن بحران‌ها، نیاز به اختصاص زمان بیشتری است.

از سوی دیگر نباید برای انجام کارها، از زمان تفریح و تغذیه کاست، چراکه این امر باعث تحلیل جسم می‌شود.

واگذاری اختیار و خرید زمان 

تفویض امور هم می‌تواند در مدیریت زمان)، برای افراد مؤثر واقع شود.

برخی از افراد وسواس خاصی در کارهای خود دارند و درحالی‌که می‌توانند بخشی از امور را به دیگران واگذار کنند اما تلاش می‌کنند همه کارها را خودشان، انجام دهند.

در همان لیستی که برای کارهای بسیار مهم تهیه می‌شود، باید دقت کرد که کدام‌یک از کارها یا کدام بخش از کار را می‌توان به دیگران سپرد.

این «دیگران» می‌تواند همکار، دوست، تعمیرکار یا همسر باشد که درازای گرفتن دستمزد یا بدون دستمزد و البته بدون منت کاری خاص یا بخشی از یک کار را برای ما انجام می‌دهد.

البته در این مورد هم باید دقت داشت که بی‌جهت وقت کسی گرفته نشود و کسی وادار به کاری نشود که به آن علاقه‌ای ندارد و در معذوریت قرارگرفته باشد.

به‌هرحال باید به این موضوع توجه داشته باشیم که ما حق نداریم به خاطر موفقیت خود، باعث رنجش و آزار دیگران شویم یا احیاناً وقت دیگران را به خودمان معطوف کنیم.

چنان‌که کارهای ما برای خودمان اهمیت دارند، کارهای دیگران نیز برای خودشان مهم و حیاتی هستند که باید در موعد مقرر انجام شوند.

اما درهرصورت می‌توان با تفویض امور یا بخشی از امور موفق شد. 

مدیریت دقایق

هدف از مدیریت زمان و برنامه‌ریزی در زندگی این است که شما بتوانید در مدت‌زمان مشخصی به کارهای بیشتری رسیدگی کنید.

برنامه‌ریزی یعنی کارها را بر اساس اولویت اهمیت (از مهم و فوری به غیرضروری) لیست کنیم و محدوده زمانی برای هریک مشخص کنیم و به این برنامه‌ریزی و مدیریت زمان شدیداً پایبند باشیم.

همه ما دوست داریم در زندگی به موفقیت‌های بزرگی برسیم. ما بسیاری افراد را در اطراف خودمان می‌بینیم که مثلاً برای افزایش درآمد بیشتر، اولین کاری که می‌کنند آن است که تلاش خود را بیشتر هم می‌کند.

ساعت کاری خود را افزایش می‌دهند.

این افراد تنها ایده‌ای که به ذهنشان می‌رسد این کار است. اما به نظر می‌رسد راه‌های خیلی زیادی برای بهبود مدیریت زمان وجود داشته باشد.

به حسابرسی زمانی خود نگاهی بیندازید و تکالیفی را شناسایی کنید که بیش از زمان مورد انتظار طول کشیده‌اند.

با تعیین محدوده زمانی برای این آیتم‌ها، تمرکز بیشتری خواهید داشت و کاراتر خواهید بود.

اگر بازهم از محدوده زمانی خارج شدید، جریان کاری خود را بررسی کنید و کارهایی را مثل استراحت‌های خارج از برنامه که باعث اتلاف وقت می‌شوند حذف کنید.

در چنین شرایطی می‌توان با بازبینی وضعیت روزانه، زمان بیشتری به دست آورد و بهره برد.

تجربه، زمان می‌خرد!

مشورت کردن با دیگران باعث می‌شود از تجربه دیگرانی که یک کار واحد را انجام داده‌اند، بهره ببریم و این باعث می‌شود زمان کمتری برای رفع یک مشکل یا انجام کار داشته باشیم.

افرادی هستند که حتی برای پرسیدن آدرس یک محل نیز امتناع می‌ورزند و این باعث می‌شود که زمان زیادی را برای پیدا کردن محل موردنظر صرف کنند.

بسیار پیش‌آمده است که مشکلی برای شما رخ‌داده که قبلاً، همان مشکل برای دوست، همسایه، همکار و آشنای شما نیز اتفاق افتاده باشد.

بنابراین بهتر است قبل از اینکه اقدام به رفع آن مشکل کنید، حتماً با فرد موردنظر مشورت کنید و نظر او را درزمینه رخ‌داده جویا شوید. 

گاهی این افراد راهنمایی‌های خاصی می‌کنند که باعث صرف هزینه و زمان کمتری می‌شود.

چندی پیش فردی تعریف می‌کرد که خودروی او دچار مشکل شده بود که همان مشکل برای همکارش نیز پیش‌آمده بود. فرد اول برای رفع نقص خودروی خود به چندین تعمیرکار مراجعه کرده بود که درنهایت بعد از چند روز و صرف هزینه زیاد نقص خودرو رفع شده بود اما فرد دوم بابیان نقص خودروی خود به همکارش، هم خیلی زود و هم با هزینه کم، مشکل را رفع کرده بود.

جلسات بدون خروجی 

حذف دیدارهای غیرضروری نیز می‌تواند تأثیر شایانی به مدیریت زمان داشته باشد. تفکیک دیدارهای ضروری با غیرضروری هرچند کار آسانی به نظر نمی‌رسد اما با یک برآورد کلی از دیدارها می‌توان تشخیص داد که کدام بخش از دیدارها یا جلسات غیرضروری است.

در چنین شرایطی بهتر می‌توان بخش زیادی از دیدارها و جلسات وقت‌گیر و بی‌فایده را حذف کرد یعنی اگر به خروجی دیدارها توجه داشته باشیم می‌توانیم از زمان موجود استفاده مطلوب و بهینه‌ای کنیم.

گاهی به‌جای صرف یک دیدار با طی مسافت طولانی، می‌توان با چند دقیقه مکالمه تلفنی یا چت در رسانه‌های اجتماعی به نتایج بهتری رسید.

طبیعی است که منظور از دیدارهای غیرضروری، دیدار با دوستان و آشنایان که حالت صمیمی و تفریحی دارد، نیست؛ بلکه منظور دیدارهایی است که به‌منظور یک کار مشخص صورت می‌گیرد اما معمولاً نتیجه دیدار از قبل مشخص است و منجر به نتیجه نمی‌شود.

اکثر ما در جلسات کاری متعددی شرکت کرده‌ایم که چند نفر حرف‌های تکراری بدون خروجی مطلوب را بیان کرده‌اند و این روند همچنان ادامه می‌یابد. چنین حالتی بیشتر در محیط‌های کاری و برخی از اداره‌ها مشاهده می‌شود که منجر به از دست رفتن زمان و صرف هزینه می‌شود. در چنین حالتی مدیر مجموعه باید مسئله را حل کند.

اثر سرریز اطلاعات

دنیای مجازی و ظهور و بروز رسانه‌های اجتماعی متعدد که روی گوشی‌های موبایل اکثریت‌قریب‌به‌اتفاق افراد جامعه موجود است، فضای خاصی را برای این افراد رقم‌زده است.

به‌طوری‌که اکثر این افراد وقت بیشتر روزانه خود را صرف گشت‌وگذار در فضای رسانه‌های اجتماعی می‌کنند.

 اغلب آنچه که مشاهده می‌شود این است که ما در چندین و چند کانال، گروه و فن‌پیج عضو هستیم و معمولاً با کثرت مطالب منتشرشده نمی‌توانیم استفاده بهینه‌ای از همان فضا داشته باشیم.

این حالت که به آن «اثر سرریز اطلاعات» گفته می‌شود، باعث گیجی مخاطب شده و توان افزایش آگاهی را از او می‌گیرد. برای پرهیز از گیر افتادن در کثرت مطالب، بهتر است دوباره به رسانه‌های اجتماعی موجود خودمان رجوع کنیم.

 گاهی لازم است از برخی از گروه‌ها و کانال‌ها لغو عضویت کنیم و در گروه‌هایی عضو باشیم که به نیازهای ما متناسب بازمان صرف‌شده برای رسانه‌های اجتماعی باشند.

از سوی دیگر وضعیت برخی از بازی‌های موبایلی، ساعت‌ها وقت افراد را می‌گیرد. بازی‌های موبایلی نوعی غوطه‌وری در فرد پدید می‌آورند که این امر مدیریت زمان را از فرد می‌ستاند.

بنابراین برای مدیریت بهتر زمان، خصوصاً در فضای مجازی و بازی‌های موبایلی لازم است برخی از بازی‌ها نیز حذف شوند.

چه باید کرد؟

طبیعی است که اتلاف وقت دلیل یکسانی برای همه ندارد اما اگرچه دلیل واحدی نیست، می‌تواند راه‌حل‌های یکسانی داشته باشد.

با دقت در راه‌حل‌های مدیریت زمان به‌راحتی می‌تواند زمان بیشتری به دست آورد تا امورات جاری به دقایق پایانی نرسد.

باید روی این موضوع هم تمرکز داشت که هدف از کار کردن فقط مشغول بودن نیست، بلکه ما از کار کردن می‌خواهیم خروجی مناسبی نیز داشته باشیم.

برای همین داشتن برنامه کاری، هرچند برای کارهای بسیار تکراری، می‌تواند کمک شایانی به فرد کند.

در واقع برنامه‌ریزی به شخص امکان تشخیص مسیر را می‌دهد و او را برای تکمیل به‌موقع وظایف، تکالیف و امور خود تشویق می‌کند.

برنامه‌ریزی و داشتن مدیریت زمان می‌تواند به دانش‌آموز، دانشجو، معلم، کارمند، کارگر، پدر و مادر در هر جایگاهی که هستند مدد برساند تا کار عقب‌افتاده نداشته باشد.

 بدون شک، برنامه‌ریزی در زندگی موجب می‌شود تا فرد موفق‌تری باشیم و بهتر بتوانیم از زمان خود استفاده کنیم. ولی یادگیری نحوه‌ برقراری تعادل، میان وظایف گوناگون در زندگی، کاری چالش‌برانگیز است.

در صورت داشتن یک برنامه روزانه، انجام این وظایف امکان‌پذیرتر می‌شود. بنابراین با برنامه‌ریزی کردن صحیح می‌توانید میان اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت خود تعادل و توازن بسازید و مسائل مهم در زندگی‌تان را اولویت‌بندی کنید.