عقب انداختن كارها
همان طور كه در ابتدا گفته شد، یكی از عادات بد در محیط های كاری ، به تعویق انداختن كارهاست. پژوهش‌ها اخیر نشان می‌دهند كه مدیران برای مطالب و پروژه‌هایی كه مطالعه آنها در خانه یا محل كار به تعویق افتاده است، به طور متوسط به 300 تا 400 ساعت وقت نیاز دارند.
این بدان معناست كه جبران عقب‌افتادگی‌ها بسیار سخت یا ناممكن است و شاید تنها چیزی كه بتوانیم به آن امیدوار باشیم این است كه به كارهای اصلی برسیم و سایر كارها را در لیست انتظار قرار دهیم. خیلی‌ها می‌گویند كه وقتی مجبور هستند كاری را تا مدت زمان معینی به اتمام برسانند، كارایی بیشتری پیدا می‌كنند؛ ولی باز هم پژوهش‌ها نشان داده كه این راه حل همیشه جوابگو نیست و بسیاری از افرادی كه به دلیل تنبلی و تأخیر برای اتمام كارهای‌شان مهلت تعیین می‌كنند، اغلب دچار استرس شده، بیشتر اشتباه می‌کنند و مجبور به دوباره‌كاری بیشتری می‌شوند.
در اغلب موارد هنگامی كه سعی می‌كنیم كاری را در مهلت سفت و سختی كه خودمان مشخص كرده‌ایم به اتمام برسانیم، نه تنها کار خوب از آب در نمی‌آید، بلکه هزینه‌های‌مان هم بالاتر می‌رود؛ به طوری كه در دراز مدت، این مسأله منجر به زیان‌های شدید مالی می‌شود (مانند هزینه هایی كه برای ایاب و ذهاب یا ارسال پرونده ها با پیك یا....مصرف می شود) گاهی اوقات هنگامی كه سعی می‌كنیم كاری را در دقایق آخر به اتمام برسانیم، به دلیل عجله در كار مجبور به دوباره‌كاری می‌شویم؛ در نتیجه باز هم كار در مدت زمانی بسیار طولانی‌تر به اتمام می‌رسد.
برای آنكه بتوانیم روی مهم‌ترین كارهای‌مان تمركز كنیم و آنها را طبق برنامه به اتمام برسانیم، سه سؤال وجود دارد كه باید مرتباً از خود بپرسیم.
سئوالاتی كه باید از خود بپرسیم؟
سؤال اول: « مهم‌ترین و باارزش‌ترین كارهای من كدامند»؟
این سؤال را ابتدا از خودمان بپرسیم و سپس اگر لازم باشد، از رئیس، همكاران و دوستان‌مان. قبل از شروع به كار باید توجه‌مان را روی فعالیت‌های كاری متمركز كنیم و از پشت ذره‌بین ذهن‌مان، مهم‌ترین فعالیت‌های كاری خود را به طور شفاف و روشن ببینیم.
برای مثال، كسی كه كارش بایگانی است، مرتب نگه داشتن بایگانی و حفظ نظم آن ممكن است مهم‌ترین كار ادرای برایش باشد ( به طوری كه دسترسی به اطلاعات با صرف كمترین زمان و به سهولت امكان‌پذیر باشد) و برای كسی كه كارش برنامه‌نویسی است، مهم‌ترین كار، اشراف كامل به نرم‌افزار مورد استفاده و نیاز كارفرما و كاربران سیستم است.
دومین سؤال: «چه كاری است كه اگر من و فقط من خوب انجام بدهم، تفاوت چشمگیری در زندگی و شغلم خواهد داشت»؟
این پرسش از بهترین سؤال‌ها برای دست‌یابی به كارایی فردی است. «چه كاری است كه شما و فقط شما می‌توانید آن را انجام دهید و اگر خوب انجام دهید، تفاوت چشمگیر یا تحول اساسی در زندگی یا كارتان ایجاد می‌شود»؟ برای نمونه اگر مسئول یك بخش اداری، با ارائه یك سیستم جدید بتواند كاغذبازی یا همان بور وكراسی اداری و رفت وآمد ارباب رجوع را كاهش داده و به صفر برساند، ممكن است تفاوت زیادی در كار و سپس در ارتقای شغلی خود ایجاد كند. این سؤالی است كه باید مدام از خودمان بپرسیم. مطمئناً برای آن پاسخ روشن و صریحی وجود دارد. وظیفه ما این است كه این پاسخ روشن و صریح را پیدا و قبل از اقدام به هر كار دیگری، آن‌را شروع كنیم.
و سومین سؤال: « بهترین استفاده‌ای كه می‌توانم در حال حاضر از وقتم بكنم، چیست»؟
این پرسش نیز كلید اصلی مدیریت زمان، غلبه بر تنبلی و تبدیل شدن به فردی بسیار فعال و سازنده است. بهتر است كارهای مهم را اول انجام دهیم و كارهایی را كه در اولویت نیستند، اصلاً انجام ندهیم. هرچه پاسخ به این پرسش‌ها دقیق‌تر و روشن‌تر باشد، آسان‌‌تر خواهیم توانست کارهای‌مان را اولویت‌بندی کرده و بر تنبلی غلبه کنیم.
برای مثال، اگر یك كارمند باید یك نامه اداری تایپ كند، از فروشگاه اداره چیزی بخرد، دستورالعمل جدیدی را به اطلاع سایر كارمندان برساند و قرارهای كاری مدیر را هم تنظیم كند، باید آنها را فهرست كرده و با گذاشتن شماره‌ای در جلوی آنها، ترتیب انجام‌شان را تعیین كند.
یكی از قوی‌ترین ابزارهای ذهنی ما برای رسیدن به موفقیت، توانایی در اولویت‌بندی درست كارهای‌مان است. بهتراست هرروز چند دقیقه‌ای را صرف فکر کردن به کارهایی کنیم که باید انجام دهیم. تقریباً هر بار در سكوت و تنهایی به ایده‌های جالبی می‌رسیم كه وقتی این ایده‌ها را به كار بگیریم، به میزان زیادی در كار خود صرفه‌جویی كرده‌ایم.
با این كار، پیشرفت‌ها و موفقیت‌های زیادی را تجربه خواهیم كرد. و درآخر بدانیم كه: «میزان كارایی ما هر چه باشد، توانایی‌های بالقوه‌مان بیشتر از آن است كه تا كنون به فعل درآمده است».
برای خواندن بخش اول- شیوه‌های موثر در ترك عادات بد- اینجا کلیک کنید.
