رکسانا خوشابی؛ کارشناس ارشد مشاوره
تحقیقات اخیر نشان می‌دهند كه افراد بزرگسال پر مشغله‌ای مانند مدیران، برای مطالب و پروژه‌هایی كه مطالعه آنها در خانه یا محل كار به تعویق افتاده است به طور متوسط به 300 تا 400 ساعت وقت نیاز دارند!
رقمی که واقعا کوچک نیست!
این بدان معناست كه جبران عقب‌افتادگی‌ها بسیار سخت یا ناممكن است و شاید تنها چیزی كه بتوانیم به آن امیدوار باشیم این است كه به كارهای اصلی برسیم و سایر كارها را در لیست انتظار قرار دهیم.
خیلی از افراد اعم از بزرگسالان یا کودکان و نوجوانان نیز می‌گویند كه وقتی مجبور هستند كاری را تا مدت زمان معینی به اتمام برسانند كارآیی بیشتری پیدا می‌كنند، ولی باز هم تحقیقات نشان داده كه این راه حل همیشه جوابگو نیست و بسیاری از افراد کوچک و بزرگی كه به دلیل تنبلی و تأخیر برای اتمام كارهایشان مهلت تعیین می‌كنند اغلب دچار استرس شده، بیشتر اشتباه می‌کنند و مجبور به دوباره‌كاری بیشتری می‌شوند.
همچنین در اغلب موارد هنگامی كه سعی می‌كنیم كاری را در مهلت سفت و سختی كه خودمان مشخص كرده‌ایم به اتمام برسانیم نه تنها کار خوب از آب در نمی‌آید بلکه هزینه‌های‌مان هم بالاتر می‌رود به طوری كه در دراز مدت، این مسئله منجر به زیان‌های شدید مالی می‌شود (مانند هزینه هایی كه برای کپی برگه ها، خریدن کتاب هایی که می‌توانستیم از کتابخانه یا دوستان قرض بگیریم، ایاب و ذهاب یا ارسال برگه ها یا پرونده ها با پیك یا....مصرف می شود) گاهی اوقات هنگامی كه سعی می‌كنیم كاری را در دقایق آخر به اتمام برسانیم به دلیل عجله در كار مجبور به دوباره‌كاری می‌شویم در نتیجه باز هم كار در مدت زمانی بسیار طولانی‌تر به اتمام می‌رسد.
برای آنكه بتوانیم روی مهمترین كارهایمان تمركز كنیم و آنها را طبق برنامه به اتمام برسانیم سه سؤال وجود دارد كه باید مرتباً از خود بپرسیم.
این سه سوال را هم خودمان به عنوان مادر یا پدر باید بلد باشیم و هم لازم است آن را به کودکان و نوجوانان مان هم یاد بدهیم:
سؤال اول این است: «مهمترین و باارزش‌ترین كارهای من كدامند»؟
به فرزندتان یاد بدهید که: این سؤال را ابتدا از خودش بپرسد و پاسخ دهد و سپس اگر جوابش را نمی‌دانست و لازم بود، می‌تواند آن را از اطرافیان، والدین، یا معلم هایش هم بپرسد تا او را راهنمایی کنند .
به کودکتان یاد بدهید که: قبل از شروع به كار باید توجه‌مان را روی فعالیت‌های كاری‌مان متمركز كنیم و از پشت ذره‌بین ذهن‌مان، مهمترین فعالیت‌های كاری خود را به طور شفاف و روشن ببینیم.
برای مثال اگر کودکمان فردا امتحان دارد مهمترین کار امروز او، مطالعه و حل مسائلی است که در امتحان فردا نیاز دارد بداند، برای كسی كه كارش بایگانی است، مرتب نگه داشتن بایگانی و حفظ نظم آن ممكن است مهمترین كار ادرای باشد (به طوری كه دسترسی به اطلاعات با صرف كمترین زمان و به سهولت امكان‌پذیر باشد) و برای كسی كه كارش برنامه‌نویسی است، مهمترین كار، اشراف كامل به نرم‌افزار مورد استفاده و نیاز كارفرما و كاربران سیستم است.
دومین سؤالی كه باید مرتب از خود بپرسید این است: «چه كاری است كه اگر من و فقط من خوب انجام بدهم تفاوت چشم‌گیری در زندگی و درس یا در شغلم خواهد داشت»؟ (1)
این پرسش از بهترین سؤال‌ها برای دست‌یابی به كارآیی فردی است. «چه كاری است كه شما و فقط شما می‌توانید آن را انجام دهید؟ و اگر خوب انجام دهید تفاوت چشمگیر یا تحول اساسی در زندگی یا كارتان ایجاد می‌شود»؟
برای نمونه اگر مسئول یك بخش اداری، با ارائه یك سیستم جدید بتواند كاغذبازی یا همان بورروكراسی اداری و رفت وآمد ارباب رجوع را كاهش داده و به صفر برساند، ممكن است تفاوت زیادی در كار و سپس در ارتقای شغلی خود ایجاد كند.
این سؤالی است كه باید مدام از خودمان بپرسیم. مطمئناً برای آن پاسخ روشن و صریحی وجود دارد. وظیفه ما این است كه این پاسخ روشن و صریح را پیدا كنیم و سپس قبل از اقدام به هر كار دیگری آن را شروع كنیم.
در باره کودکان و نوجوانان، پیدا کردن کاری که بتواند تفاوت چشمگیر در زندگی و درس‌شان ایجاد کند می‌تواند نقطه عطف زندگی‌شان باشد. این کار باعث می‌شود که آنها در پیدا کردن رشته تحصیلی و شغل نیز در آینده موفق‌تر عمل کنند و مدام در مسیر پیشرفت و بهبود قرار بگیرند.
کودکی که متوجه شد اگر در درس علوم موفق تر باشد از غرهای معلم و نمرات پایین و در نتیجه از ناراحتی والدین و تنبیه او جلوگیری می‌شود از پسر عمه‌اش خواست که در این درس به او کمک کند، با پیشرفت درسی در علوم، تنها استرس خود در زندگی را حذف کرد و هویت موفقیت هم در او شکل گرفت و اعتماد به نفس بیشتری پیدا کرد.
و سومین سؤال: « بهترین استفاده‌ای كه در حال حاضر می‌توانم از وقتم بكنم چیست»؟
این پرسش نیز، كلید اصلی مدیریت زمان، غلبه بر تنبلی و تبدیل شدن به فردی بسیار فعال و سازنده است. بهتر است كارهای مهم را اول انجام دهیم و كارهایی را كه در اولویت نیستند اصلاً انجام ندهیم.
هرچه پاسخ‌های ما به این پرسش‌ها دقیق‌تر و روشن‌تر باشد، آسان‌‌ترخواهیم توانست کارهایمان را اولویت‌بندی کرده و برتنبلی غلبه کنیم.
برای مثال اگر یك كارمند باید یك نامه اداری تایپ كند، از فروشگاه اداره چیزی بخرد، دستورالعمل جدیدی را به اطلاع سایر كارمندان برساند و قرارهای كاری مدیر را هم تنظیم كند، باید اینها را لیست كند و با گذاشتن شماره‌ای در جلوی آنها، ترتیب انجام‌شان را تعیین كند.
برای کودکان و نوجوانان، کارهایی مانند نوشتن مشق، خواندن درس، بازی کردن، دیدن تلویزیون، خریدن دفتر و ... باید با کمک والدین فهرست شده و اولویت و ترتیب آنها مشخص شود تا از هیچ کدام از آنها عقب نیفتند و انجام کارهای مهم تر را از دست ندهند.
یكی ازقوی‌ترین ابزارهای ذهنی ما برای رسیدن به موفقیت، توانایی ما در اولویت‌بندی درست كارهایمان است.
بهتراست هرروز چند دقیقه‌ای را صرف فکر کردن به کارهایی بکنیم که باید انجام دهیم.
تقریباً هر بار در سكوت و تنهایی به ایده‌های جالبی می‌رسیم كه وقتی این ایده‌ها را به كار بگیریم به میزان زیادی در كار خود صرفه‌جویی كرده‌ایم.
با این كار، پیشرفت‌ها و موفقیت‌های زیادی را تجربه خواهیم كرد. و درآخر بدانیم كه «میزان كارایی ما هر چه باشد، توانایی‌های بالقوه‌مان بیشتر از آن است كه تا كنون به فعل درآمده است».
(2)
پی‌نوشت
1- این پرسش متعلق به پیتر دراكر مدرس بزرگ مدیریت است.
2- جیمز تی. مك كِی.
